Sistem Pengelolaan Arsip Pada Bagian Keuangan Di LIPI Bogor

Abstract

Sistem pengelolaan arsip adalah suatu jaringan prosedur yang melakukan kegiatan pengorganisasian dan pengawasan terhadap rekaman kegiatan baik dalam bentuk dokumen atau media untuk memenuhi tujuan pokok perusahaan. arsip memegang peranan penting bagi pelayanan kepada pihak lain dan keperluan informasi baik itu internal maupun eksternal. Oleh sebab itu arsip berpengaruh besar pada setiap kegiatan suatu instansi. Tujuan dari penelitian ini, yaitu untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip di bagian keuangan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) Bogor dan kelebihan serta kendala dari pengelolaan arsip di bagian keuangan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) Bogor.

          Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) Bogor merupakan Lembaga Pemarintah Non Kementrian Republik Indonesia yang dikoordinasikan oleh Kementrian Riset dan Teknologi atau Badan Riset dan Inovasi Nasional dalam bidang riset terkait penelitian, pengembangan, dan pemanfaatan ilmu pengetahuan.

          Asas pengelolaan arsip di lingkungan LIPI Bogor menggunakan asas sentralisasi dan desentralisasi yang dikelola oleh 3 unit yaitu : Unit Pengelolaan, Unit Kearsipan I dan Unit Kearsipan II. Sistem pengelolaan arsip di bagian keuangan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) Bogor meliputi : Perlengkapan arsip terjaga, Sistem penyimpanan arsip keuangan, Pemeliharaan arsip keuangan dan Ruangan penyimpanan arsip keuangan. Dalam sistem pengelolaan arsip di bagian keuangan masih memiliki beberapa kendala seperti kurangnya sumber daya manusia, kesulitan dalam proses penyortiran arsip dan kurangnya pemahaman petugas arsip dalam memilah kode klasifikasi.

          Berdasarkan hasil kegiatan magang industri yang dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa sistem pengelolaan arsip di bagian keuangan Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) Bogor belum berjalan dengan maksimal. Oleh karena itu Perlu adanya ruang tempat penyimpanan arsip keuangan, membangun mekanisme atau sistem kelola pemusnahan arsip inaktif, menambah unit computer, menambah sumber daya manusia, melakukan pembinaan khusus untuk arsiparis.

Kata Kunci: Arsip, Sistem Pengelolaan Arsip, Arsip Keuangan